Ontwikkel-, samenwerkings- en gebruiksovereenkomst
LOI met bindende wederzijdse verbintenissen · Concept ter juridische beoordeling · FLO-LOI-2026-10-16-v1
Deze overeenkomst wordt gesloten tussen de hieronder geïdentificeerde rechtspersoon handelend onder de naam FLŌ en het makelaarskantoor (het Kantoor). De ondertekenaars verklaren bevoegd te zijn hun organisatie te vertegenwoordigen. Openstaande invulvelden en bijlagen moeten vóór ondertekening worden afgewerkt; laat het concept juridisch nakijken.
Gegevens van FLŌ
Gegevens van het Kantoor
1. Partijen
FLŌ is de rechtspersoon vermeld onder “Gegevens van FLŌ”. Het Kantoor is de rechtspersoon vermeld onder “Gegevens van het Kantoor”. De vermelde vertegenwoordigers handelen namens hun organisatie. De opgegeven e-mailadressen gelden voor contractuele kennisgevingen.
2. Doel en bindend karakter
Deze overeenkomst regelt de ontwikkeling en oplevering van een gebruiksklaar FLŌ-platform, de medewerking van het Kantoor, het daaropvolgende gebruik, de vergoeding, beëindiging en gegevensoverdracht. Hoewel ook aangeduid als LOI, is dit geen vrijblijvende intentieverklaring: de overeenkomst en haar ondertekende bijlagen bevatten bindende verbintenissen.
3. Inwerkingtreding en planning
De Startdatum is de datum waarop beide Partijen hebben ondertekend; bij verschillende datums geldt de laatste handtekening. FLŌ levert uiterlijk zes kalendermaanden na de Startdatum conform artikel 4 en Bijlage 1 op. De hersteltermijn eindigt 30 kalenderdagen na die uiterste opleverdatum. Demonstraties en testtoegang gelden niet als definitieve oplevering. De Gebruiksstartdatum wordt later in een gezamenlijk opleververslag vastgesteld.
4. Verbintenissen van FLŌ
FLŌ levert binnen deze termijn een platform waarmee het Kantoor zijn dagelijkse basiswerking daadwerkelijk kan uitvoeren: leadopvolging, panden, uitgebreide referentiedatabase voor schattingen, mail, pipeline, contacten, agenda, dashboard en rapportering, gekoppeld aan WhatsApp. Oplevering omvat de kantooromgeving, overeengekomen gebruikers en koppelingen, afgesproken verwerking van tijdig aangeleverde migratiegegevens, basisinstructies, een introductiesessie en een aanspreekpunt. Een identieke kopie van bestaande software is niet inbegrepen tenzij uitdrukkelijk afgesproken. Gedurende betaald gebruik onderhoudt FLŌ het platform, behandelt fouten en neemt passende beveiligings- en continuïteitsmaatregelen; de basisfunctionaliteit wordt niet wezenlijk verminderd zonder schriftelijk akkoord. Er geldt geen garantie op ononderbroken beschikbaarheid, verkoopresultaten of foutloze AI-uitvoer.
5. Medewerking van het Kantoor
Het Kantoor levert gedurende de ontwikkelperiode de redelijkerwijs noodzakelijke inspanningen: een bevoegd aanspreekpunt, toelichting van werkprocessen en prioriteiten, tijdige documenten, sjablonen en gegevens, noodzakelijke toegangen en toestemmingen, deelname aan afgesproken overleg en tests, concrete feedback en medewerkers voor de introductie. Bijlage 2 vermeldt bijdragen en datums. Alleen rechtmatig bruikbare gegevens en materialen worden aangeleverd. Deze verplichting houdt geen garantie op transacties of commerciële resultaten in.
6. Vertraging door ontbrekende medewerking
FLŌ meldt zonder onnodige vertraging schriftelijk welke informatie of medewerking ontbreekt, waarom deze noodzakelijk is, welke werkzaamheden geblokkeerd zijn, welke actie nodig is en wat de aantoonbare invloed op de planning is. Een vertraging bij het Kantoor verlengt de termijn niet automatisch. Een aanpassing vereist schriftelijk akkoord en blijft beperkt tot de aantoonbare invloed op betrokken werkzaamheden. Niet-geblokkeerde werkzaamheden worden redelijkerwijs voortgezet.
7. Oplevering en aanvaarding
FLŌ meldt de oplevering schriftelijk met de functies, controles en restpunten. Partijen toetsen Bijlage 1 en leggen dit vast in een opleververslag. Een tekortkoming is blokkerend als zij normaal gebruik van een basisfunctie of essentieel kantoorproces wezenlijk verhindert. Niet-blokkerende fouten krijgen een afgesproken hersteltermijn. Aanvaarding volgt zodra de basisfuncties gebruiksklaar zijn en geen blokkerende tekortkomingen bestaan; zij mag niet onredelijk worden geweigerd om uitsluitend niet-blokkerende punten. Stilzwijgen, testgebruik of een demonstratie is op zichzelf geen aanvaarding. De datum van aanvaarding en beschikbaarstelling voor dagelijks gebruik is de Gebruiksstartdatum.
8. Laattijdige oplevering en hersteltermijn
Bij niet-conforme oplevering op de uiterste datum krijgt FLŌ aansluitend 30 kalenderdagen hersteltermijn, met een overzicht van restpunten en herstelplanning. Tot aanvaarde conforme oplevering start geen abonnement. Blijven na deze termijn blokkerende tekortkomingen bestaan, dan kan het Kantoor schriftelijk kosteloos beëindigen, zonder 24 maanden afname of toekomstige abonnementskosten. Vooruitbetaalde abonnementsgelden worden terugbetaald en kantoorgegevens terugbezorgd volgens artikel 13. Niet-uitsluitbare rechten blijven behouden.
9. Gebruiksverbintenis en duur
Vanaf de Gebruiksstartdatum geldt een eerste betaalde gebruiksperiode van 24 maanden. Het Kantoor zet het platform actief in voor de afgesproken werking en begeleidt zijn medewerkers redelijkerwijs. Voortijdige eenzijdige beëindiging kan alleen op een grond uit deze overeenkomst of toepasselijk recht. Daarna volgt automatische verlenging met telkens 24 maanden tegen dezelfde gebruikersprijs, maar vanaf het einde van de eerste 24 maanden kan het Kantoor op ieder moment onmiddellijk, zonder opzegtermijn of verbrekingsvergoeding stoppen. Verlenging creëert dus geen nieuwe minimumafname. Vooraf opzeggen tegen het einde van de eerste periode is mogelijk.
10. Vergoeding en facturatie
De vaste prijs bedraagt €150 per maand per gebruiker; de btw-behandeling wordt in Bijlage 2 ingevuld. Deze prijs blijft gelden bij verlenging, zonder eenzijdige indexering of verhoging, tenzij schriftelijk anders overeengekomen. Het initiële aantal en de regels voor toevoeging en vermindering staan in Bijlage 2; test- en FLŌ-ondersteuningsaccounts zijn niet betalend. Facturatie is maandelijks vanaf de Gebruiksstartdatum met de ingevulde betalingstermijn. Bij onmiddellijke beëindiging na de eerste 24 maanden wordt de maand naar rato afgerekend en het ongebruikte vooruitbetaalde deel terugbetaald. Geen opstart-, transactie-, AI-, WhatsApp- of andere toeslagen zonder voorafgaand schriftelijk akkoord; limieten en externe kosten worden vooraf in Bijlage 2 vermeld.
11. Externe diensten en AI
Mail, agenda, WhatsApp en gegevensbronnen kunnen van derden afhangen. FLŌ vermeldt vooraf vereiste accounts, toestemmingen en voorwaarden; dit is geen algemene vrijstelling van oplevering of onderhoud. Bij wezenlijke wijzigingen of uitval informeren Partijen elkaar en bespreken een passende oplossing. Het Kantoor controleert professioneel AI-berichten, samenvattingen, rapporten en schattingsondersteuning. AI verricht geen bindende rechtshandelingen namens het Kantoor zonder uitdrukkelijke bevoegdheid en passende bevestiging.
12. Gegevens en intellectuele eigendom
Het Kantoor behoudt zijn rechten op aangeleverde gegevens, documenten, sjablonen en materialen. FLŌ behoudt haar software, architectuur, algemene methodes en eigen documentatie; het Kantoor krijgt een gebruiksrecht gedurende de overeenkomst voor de afgesproken werking. Feedback draagt geen kantooreigen of vertrouwelijke materialen over. Externe referentiegegevens blijven onderworpen aan vooraf kenbaar gemaakte bronlicenties. Identificeerbare kantoorgegevens worden niet gebruikt voor andere kantoren, commerciële doorverkoop of modeltraining zonder afzonderlijke geldige rechtsgrond en, waar vereist, toestemming.
13. Beëindiging en gegevensoverdracht
Bij beëindiging levert FLŌ zonder afzonderlijke exportvergoeding een bruikbare kopie van alle namens het Kantoor bewaarde kantooreigen gegevens: leads, contacten, panden, eigen referenties, notities, taken, afspraken, pipeline en historie, opgeslagen communicatie en bijlagen, documenten en rapporten. Gestructureerde gegevens komen in gangbare machineleesbare formaten zoals CSV of JSON, media en documenten waar mogelijk in hun originele formaat, met identificatiegegevens om dossierrelaties te reconstrueren. Termijnen voor overdracht, beschikbaarstelling en verwijdering worden in Bijlage 2 bevestigd, met respect voor wettelijke bewaring en afgesproken back-upcycli. Geen broncode, data van andere kantoren of externe databankinhoud zonder overdrachtsrecht. Migratie naar andere software is niet inbegrepen tenzij overeengekomen. Overdracht vereist geen nieuwe overeenkomst.
14. Privacy en beveiliging
Voor persoonsgegevens waarvan het Kantoor doeleinden en middelen bepaalt, is het Kantoor verwerkingsverantwoordelijke en FLŌ verwerker, voor zover dit de feitelijke verwerking weerspiegelt. Vóór echte persoonsgegevens worden verwerkt, sluiten Partijen Bijlage 3, een verwerkersovereenkomst over beveiliging, subverwerkers, opslaglocaties, doorgiften, incidentmelding, verzoeken van betrokkenen en verwijdering. FLŌ treft passende maatregelen, waaronder toegangsbeperking, kantoorscheiding en herstelvoorzieningen. Het Kantoor beheert rechten zorgvuldig en waarborgt rechtmatige gegevensaanlevering en communicatie.
15. Vertrouwelijkheid
Niet-openbare bedrijfsinformatie, klantgegevens, commerciële afspraken en technische informatie blijven vertrouwelijk en worden alleen voor uitvoering gebruikt. Delen gebeurt uitsluitend met noodzakelijke betrokkenen onder passende geheimhouding. Dit blijft na beëindiging gelden zolang de informatie vertrouwelijk is. Naam of logo als publieke referentie vereist vooraf schriftelijk akkoord.
16. Tekortkomingen en aansprakelijkheid
Een wezenlijke tekortkoming wordt schriftelijk gemeld met de verlangde oplossing. Herstelbare tekortkomingen krijgen 30 kalenderdagen hersteltermijn, tenzij een kortere termijn redelijkerwijs nodig is bij ernstige beveiligingsrisico’s of door de aard van de tekortkoming. Voor initiële oplevering geldt artikel 8. Bij uitblijven van herstel kan de benadeelde Partij beëindigen volgens de toepasselijke regels. Iedere Partij draagt de schade waarvoor zij volgens toepasselijk recht aansprakelijk is. Dit concept bevat geen algemene aansprakelijkheidslimiet; een beperking vergt uitdrukkelijke onderhandeling en juridische beoordeling vóór ondertekening.
17. Wijzigingen, overmacht en kennisgevingen
Uitbreidingen buiten de scope vereisen schriftelijk akkoord over inhoud, prijs en planning. Wie overmacht inroept meldt zonder onnodige vertraging oorzaak, verwachte duur en beperkende maatregelen. Gewone ontwikkelproblemen, personeelsplanning of onvoldoende middelen gelden niet zonder meer als overmacht. Kennisgevingen gaan naar de partijadressen; Partijen houden deze actueel en bevestigen belangrijke meldingen. Wijzigingen vereisen schriftelijke aanvaarding door bevoegde vertegenwoordigers.
18. Recht en bijlagen
Voorgestelde rechtskeuze is Belgisch recht; de bevoegde rechtbanken worden vóór ondertekening ingevuld voor zover die keuze geldig is. Partijen proberen eerst overleg. Bijlagen 1 en 2 maken integraal deel uit van de overeenkomst; Bijlage 3 wordt uiterlijk vóór verwerking van persoonsgegevens ondertekend. De overeenkomst heeft voorrang, tenzij een later door beide Partijen ondertekend document uitdrukkelijk de gewijzigde bepaling noemt.
Bijlage 1 — Basisfunctionaliteit en oplevercriteria
Controles gebeuren in de ingerichte kantooromgeving met representatieve testgegevens. Onderstaande minimale werking en de ingevulde scopespecificaties vormen samen de oplevercriteria.
- Leadopvolging
- Aanmaken, afgesproken import, raadplegen en wijzigen; verantwoordelijke, status, notities en volgende actie; koppeling aan contacten en panden.
- Panden
- Adres, kenmerken, prijs, commerciële status, beelden en documenten beheren; koppeling aan geïnteresseerden en opvolging.
- Referenties en schattingen
- Uitgebreide doorzoekbare database met kenmerken, prijsinformatie en bronnen; vergelijkingsobjecten selecteren en onderbouwing bewaren. Dekking, omvang, velden, actualisering en licenties hieronder vastleggen; vraag- en bevestigde transactieprijzen onderscheiden waar beschikbaar.
- Afgesproken mailbox koppelen; lezen, verzenden en terugvinden; communicatie koppelen aan contact, lead of dossier.
- Pipeline
- Dossiers per fase bekijken, verplaatsen en opvolgen; verantwoordelijke en volgende actie tonen.
- Contacten
- Personen en organisaties beheren, doorzoeken en aan dossiers en communicatie koppelen.
- Agenda
- Afspraken en taken plannen en raadplegen; aan contacten en dossiers koppelen; afgesproken synchronisatie.
- Dashboard
- Actuele afspraken, acties, leads en belangrijke dossierstatussen tonen met toegang tot het dossier.
- Rapportering
- Leads, pipeline, pandstatussen en commerciële resultaten rapporteren met afgesproken filters en herleidbare gegevens.
- Een bevoegde gebruiker kan informatie uit bovenstaande onderdelen opvragen; leads, contacten, pandinformatie, notities en acties toevoegen of bijwerken; afspraken en mailvoorstellen voorbereiden en aan het dossier koppelen. Externe acties volgen de afgesproken bevestigingsregels.
Algemene controle: veilig aanmelden; kantoorgegevens afgeschermd van andere kantoren; wijzigingen blijven bewaard en terugvindbaar; kernprocessen van begin tot einde uitvoerbaar; geen blokkerende tekortkomingen.
Bijlage 2 — Kantoorinrichting, medewerking en commerciële afspraken
Bijlage 3 — Verwerkersovereenkomst
Deze bijlage is nog afzonderlijk uit te werken en te ondertekenen vóór verwerking van echte persoonsgegevens; dit document vervangt haar niet.
Partijen bevestigen vóór hun ondertekening de overeenkomst en bijlagen te hebben gelezen, alle invulvelden te hebben afgewerkt en bevoegd te zijn hun organisatie te verbinden. De kantoorhandtekening alleen is geen handtekening namens FLŌ; inwerkingtreding vereist beide handtekeningen.
Ondertekening
Voor het Kantoor — Handtekening
Teken hier met uw vinger, stylus of muis
Voor FLŌ — Handtekening
FLŌ
Opgemaakt te: __________________
op: __________________
Werk alle invulvelden af en laat het concept juridisch nakijken vóór ondertekening. Een afzonderlijke verwerkersovereenkomst is vereist vóór verwerking van echte persoonsgegevens.
Datum van ondertekening: 27/10/2026. Kantoorhandtekening geregistreerd. De overeenkomst treedt pas in werking na medeondertekening door FLŌ; het FLŌ-vak is bestemd voor afzonderlijke ondertekening.